Stichting IFF Pensioenfonds (‘IFF Pensioenfonds’) heeft uw gegevens nodig voor haar dienstverlening. We vinden het belangrijk dat we zorgvuldig met uw gegevens omgaan en dat we deze vertrouwelijk behandelen. Daarom hebben we afspraken gemaakt over hoe we uw gegevens verwerken (bijvoorbeeld verzamelen, gebruiken en bewaren). Deze afspraken staan in dit privacystatement. We houden ons daarbij aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

In ons privacystatement leest u ook welke rechten u hebt en hoe u daarvan gebruik kunt maken. Daarnaast leest u meer over de bescherming en beveiliging van uw persoonsgegevens.

Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

IFF Pensioenfonds is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

IFF Pensioenfonds verwerkt gegevens van de volgende personen:

• (Gewezen) deelnemers, pensioengerechtigden en andere aanspraakgerechtigden van IFF Pensioenfonds.
• Bestuursleden en leden van overige organen van IFF Pensioenfonds.
• Iedereen die onze website bezoekt.
• Iedereen met wie wij contact hebben.

Welke persoonsgegevens verwerken we van u?

Wij kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken: 

• Algemene persoonsgegevens (bijvoorbeeld naam, woon- en/of correspondentieadres, woonplaats, geboortedatum en/of leeftijd, geslacht, telefoonnummer, e-mailadres). 
• Burgerservicenummer (BSN) en (kopieën van) paspoorten of andere legitimatiebewijzen.
• Pensioen- en financiële gegevens (bijvoorbeeld uw polisnummer, bankrekeningnummer, pensioengevend salaris, beschikbare premie, gegevens opgebouwd pensioenrecht).
• Gegevens over uw gezondheid (bijvoorbeeld persoonsgegevens die verband houden met uw arbeidsongeschiktheids- en/of uitkeringspercentage).
• Bijzondere persoonsgegevens (zoals biometrische gegevens, als u uw ‘Bewijs van in leven zijn’ digitaal aan ons doorgeeft. Wij gebruiken daarbij uw identiteitsbewijs en gezichtsafbeelding om de authenticiteit van uw levensbewijs vast te stellen).
• Gegevens van strafrechtelijke aard (bijvoorbeeld als uw gegevens voorkomen op internationale en nationale risico- en sanctielijsten).
• Relatiegegevens (bijvoorbeeld gegevens van uw partner, ex-partner en eventuele kinderen).
• Overige gegevens (bijvoorbeeld uw IP-adres. Wij kunnen uw IP-adres gebruiken voor het verbeteren van onze dienstverlening en om incidenten op onze website te kunnen opsporen en oplossen. Tevens kunnen wij deze gegevens gebruiken voor statistische analyses van bezoek op de website. Wij proberen deze gegevens zo veel mogelijk te pseudonimiseren dan wel te anonimiseren. Wij verstrekken deze gegevens niet aan derden, waarmee wij geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Hoe komen wij aan uw persoonsgegevens?

IFF Pensioenfonds krijgt de gegevens van u zelf, maar bijvoorbeeld ook uit de Basisregistratie Personen (BRP) en van uw werkgever, alsmede van overheidsinstanties (zoals de Belastingdienst en het UWV), van pensioenfondsen en/of pensioenuitvoeringsorganisaties waar u eerder pensioen hebt opgebouwd en van andere natuurlijke personen en organisaties die u hebt gemachtigd om gegevens aan ons te verstrekken.

Voor welke doelen verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens om onze dienstverlening goed te kunnen uitvoeren. Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Voor het uitvoeren van de pensioenregeling (bijvoorbeeld voor het berekenen van pensioenrechten of aanspraken en u daarover tijdig en correct informeren of om uw pensioen uit te betalen).
• Voor het nakomen van contractuele en wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld het versturen van uw (jaarlijkse) Uniform Pensioenoverzicht).
• Voor de afhandeling van uw vragen over de uitvoering van de pensioenregeling en over de geleverde diensten van IFF Pensioenfonds.
• Voor het optimaliseren van de website en onze dienstverlening.
• Voor onderzoeken en statistische analyses.
• Voor (gepersonaliseerde) informatie zoals pensioencommunicatie.

Verwerken wij uw persoonsgegevens rechtmatig?

Het verwerken van persoonsgegevens moet gebaseerd zijn op een rechtsgrond. IFF Pensioenfonds verwerkt uw persoonsgegevens op basis van een van onderstaande rechtsgronden:

• De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de pensioenovereenkomst (en daarmee de pensioenregeling).
• Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op IFF Pensioenfonds rusten, bijvoorbeeld op grond van de pensioenwetgeving.
• Om de gerechtvaardigde belangen van IFF Pensioenfonds en van u te behartigen, tenzij u hiertegen bezwaar hebt gemaakt.
• U hebt toestemming gegeven voor de verwerking van uw gegevens voor een of meer specifieke doelen. U mag uw toestemming altijd intrekken. De manier waarop u dit kunt doen wordt aangegeven bij het geven van een specifieke toestemming.

Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

IFF Pensioenfonds deelt uw persoonsgegevens in het kader van haar dienstverlening met verschillende partijen. Uw gegevens worden alleen met andere partijen gedeeld als dat op een rechtsgrond kan worden gebaseerd.

De uitvoering van de pensioenadministratie heeft IFF Pensioenfonds uitbesteed aan Blue Sky Group. Blue Sky Group beschikt daarom over uw (persoons)gegevens. Voorbeelden van andere partijen, met wie wij uw (persoons)gegevens kunnen delen zijn; uw werkgever, incasso- en debiteurenpartijen, uitkeringsverwerkers (zij maken o.a. de bruto-netto berekeningen), mailingverwerkers en drukkerijen, ICT-leveranciers (voor bijvoorbeeld het beheer, onderhoud en hosting van administratiesystemen), onderzoekspartijen, accountants- en actuariskantoren en pensioenuitvoeringsorganisaties. 

Met partijen die uw gegevens in onze opdracht verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Op die manier zorgen wij voor een passend niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. IFF Pensioenfonds blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. 

Daarnaast bestaat de mogelijkheid dat IFF Pensioenfonds door overheidsinstanties en toezichthouders of andere partijen wettelijk wordt verplicht om uw gegevens af te staan. IFF Pensioenfonds zal slechts de gegevens delen, indien dat strikt noodzakelijk is om aan het bevelschrift of wettelijke verplichting te voldoen.

Wij verwerken uw gegevens zoveel mogelijk in landen binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien doorgifte van uw persoonsgegevens buiten de EER toch noodzakelijk is, dan doen wij dat in ieder geval niet zonder passende waarborgen overeenkomstig de AVG.

Beveiliging

IFF Pensioenfonds heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen. Voorbeelden van deze maatregelen zijn; maatregelen tegen misbruik, vernietiging, verlies en een andere onrechtmatige verwerking. Daarnaast hebben wij maatregelen getroffen om te borgen en te zorgen dat wij zorgvuldig met uw gegevens omgaan en dat het bewustzijn daarvan binnen onze organisatie op peil wordt gehouden. De door ons getroffen maatregelen zijn in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen. Deze maatregelen worden periodiek geëvalueerd en indien nodig bijgesteld.

Op uw persoonlijke beveiligde omgeving MijnIFFPensioen vindt u de belangrijkste persoonsgegevens die IFF Pensioenfonds van u verwerkt. Inloggen op MijnIFFPensioen kan alleen via een veilige inlogmethode (bijvoorbeeld met uw DigiD). Uw gegevens op MijnIFFPensioen zijn beveiligd volgens de eisen van de AVG.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of waarvoor ze worden verwerkt. Sommige gegevens bewaren wij een bepaalde periode omdat de wet ons dat verplicht, bijvoorbeeld op basis van pensioenwetgeving en fiscale wetgeving. Het uitgangspunt is dan de wettelijke bewaartermijn.

Opnemen telefoongesprekken

In het kader van onze dienstverlening kunnen wij telefoongesprekken opnemen. Wij vertellen het u vooraf (aan het begin van het telefoongesprek) als wij het gesprek opnemen. Blue Sky Group, die voor ons de pensioenadministratie uitvoert, kan de opnames gebruiken voor opleidingsdoeleinden van haar medewerkers. De opnamen van telefoongesprekken worden beveiligd bewaard zodat deze niet toegankelijk zijn voor onbevoegden. De opgenomen telefoongesprekken worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor bovenstaande doeleinden.

Cookies

IFF Pensioenfonds maakt gebruik van cookies. Een cookie is een tekstbestandje dat op uw computer, tablet of mobiele telefoon geplaatst wordt wanneer u bijvoorbeeld onze website raadpleegt. Cookies vergemakkelijken en versnellen het gebruik van de website van IFF Pensioenfonds. Lees meer over cookies in onze cookiestatement.

Profilering

Uit de Pensioenwet volgt de verplichting om de communicatie over persoonlijke informatie zoveel mogelijk aan te laten sluiten bij de informatiebehoefte en kenmerken van de (gewezen) deelnemer, gewezen partner en pensioengerechtigde. We kunnen in dat kader gebruik maken van profilering om onze communicatie en dienstverlening beter op uw persoonlijke situatie af te stemmen. Daarbij wordt op basis van uw gegevens bepaald in welke doelgroep wij u indelen. Deze doelgroepen bepalen vervolgens op welke wijze wij met u communiceren en waarvoor.

Uw rechten

Als wij persoonsgegevens van u verwerken, dan hebt u een aantal rechten. Deze rechten lichten wij hierna verder toe.

Recht op inzage

U hebt het recht om de persoonsgegevens die wij van u verwerken, in te zien. Wilt u weten of de gegevens die wij van u verwerken juist zijn? Dan kunt u dit controleren op MijnIFFPensioen.

Recht op rectificatie en aanvulling

Wij houden uw gegevens graag actueel. Indien u vaststelt dat uw persoonsgegevens niet meer correct zijn, dan kunt u ons de correcte gegevens doorgeven. Dit geldt ook als u vaststelt dat de gegevens die wij van u verwerken niet compleet zijn.

Recht op gegevenswissing (recht op vergetelheid)

U hebt het recht uw persoonsgegevens te laten wissen bij IFF Pensioenfonds. IFF Pensioenfonds wist uw persoonsgegevens indien:

• de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of verwerkt;
• u de toestemming voor het verwerken hebt ingetrokken of op terechte gronden bezwaar maakt tegen de verwerking (en er geen andere rechtsgrond voor de verwerking is);
• de persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt; of
• de persoonsgegevens moeten worden gewist op basis van Europese of nationale wetgeving.

Recht op beperking

U hebt het recht de verwerking van uw persoonsgegevens door IFF Pensioenfonds te beperken. Beperking houdt in dat wij de gegevens (tijdelijk) niet mogen verwerken. Het beperken van de verwerking van uw persoonsgegevens kan indien:

• u de juistheid van de gegevens betwist. In dat geval mogen wij deze gegevens niet gebruiken zolang wij nog niet hebben gecontroleerd of de gegevens wel kloppen;
• de verwerking van uw persoonsgegevens onrechtmatig is en u zich verzet tegen wissen;
• IFF Pensioenfonds uw persoonsgegevens niet meer nodig heeft maar u wel, bijvoorbeeld voor het voeren van een rechtszaak tegen IFF Pensioenfonds of derden; of
• u bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking waarop IFF Pensioenfonds niet meteen beslist.

Is de verwerking van persoonsgegevens eenmaal beperkt? Dan mogen die persoonsgegevens alleen nog verwerkt worden indien:

• er alleen sprake is van opslag van gegevens;
• u toestemming hebt gegeven; of
• de verwerking gebeurt in verband met een rechtsvordering, de bescherming van rechten van andere personen of om belangrijke redenen van algemeen belang.

Recht op dataportabiliteit (overdraagbaarheid van gegevens)

U hebt het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm

 te ontvangen en deze ongehinderd aan een andere verwerkingsverantwoordelijke (bijvoorbeeld een ander pensioenfonds) over te dragen.

Dit recht is alleen van toepassing indien de verwerking van persoonsgegevens via geautomatiseerde systemen wordt verricht en de persoonsgegevens alleen op basis van uw toestemming worden verwerkt. Het recht van dataportabiliteit zal niet snel van toepassing zijn indien u deelneemt in IFF Pensioenfonds en verplicht bent om pensioen af te nemen bij IFF Pensioenfonds. Voor het overdragen van pensioenaanspraken naar een andere pensioenuitvoerder verwijzen wij u naar de pensioenregeling van IFF Pensioenfonds.

Recht van bezwaar

U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens als er sprake is van verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Als u van mening bent dat in uw situatie een andere belangenafweging nodig is dan kunt u dit digitaal of schriftelijk (per post) aangeven bij IFF Pensioenfonds.

Na ontvangst van uw bezwaar beoordeelt IFF Pensioenfonds of dit bezwaar gerechtvaardigd is. IFF Pensioenfonds staakt de verwerking bij bezwaar, tenzij IFF Pensioenfonds dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking heeft die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden. Of indien die te maken hebben met een rechtsvordering.

Op welke manier kunt u gebruik maken van uw rechten?

Een verzoek voor het gebruik maken van uw rechten kunt u schriftelijk (per post) of digitaal indienen. U kunt uw verzoek sturen naar Stichting IFF Pensioenfonds, Postbus 123, 1180 AC Amstelveen, t.a.v. afdeling Pensioenservice. U kunt ook een e-mail sturen naar iffpensioenfonds@blueskygroup.nl.

Wij zullen uw verzoek, binnen een maand na ontvangst van uw verzoek, afhandelen. Indien dit niet mogelijk is, zal Blue Sky Group u binnen een maand na ontvangst van uw verzoek informeren over waarom wij uw verzoek niet kunnen afhandelen en indien nodig geven wij daarin aan dat deze termijn met twee maanden wordt verlengd.

Hebt u een klacht of vraag?

Hebt u een klacht of een vraag over de wijze waarop IFF Pensioenfonds met uw persoonsgegevens omgaat? Dan kunt u uw klacht of vraag sturen naar Stichting IFF Pensioenfonds, Postbus 123, 1180 AC Amstelveen, t.a.v. de Privacy Officer of per e-mail: privacy@iffpensioenfonds.nl

U kunt ook uw klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens

Wijzigingen in dit privacystatement

IFF Pensioenfonds behoudt zich het recht voor dit privacystatement op ieder gewenst moment en zonder kennisgeving te wijzigen. Wij adviseren u om dit privacy statement regelmatig te raadplegen. In ieder geval op het moment dat u uw persoonsgegevens aan IFF Pensioenfonds verstrekt.

Amstelveen, december 2020